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Allgemeine Fragen

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Wir haben einige Fachanwendungen im Unternehmen. Zum Teil bieten diese auch Workflow-Funktionalitäten. Wieso brauche ich jetzt noch das Workflow-Management-System JobRouter®?2017-10-22T13:38:45+00:00

Die meisten Geschäftsprozesse laufen über mehrere Applikationen hinweg oder finden gar keine Entsprechung in einer Fachanwendung. Deshalb ist es wenig sinnvoll, einen Workflow z.B. in einem Dokumenten-Management-System abzubilden, wenn man noch Daten aus dem ERP oder der Finanzbuchhaltung benötigt. Sinnvoll ist es, dies in dem unabhängigen Workflow Management System JobRouter® zu machen. Der Anwender hat nur noch eine Anwendung, mit der er arbeiten muss. Wenn Daten aus anderen Applikationen benötigt oder dort eingetragen werden müssen, erledigt das ganz einfach der JobRouter® für Sie.

Wie kann ich Transparenz in die Abläufe in meinem Unternehmen bringen?2017-10-22T13:38:29+00:00

Mit JobRouter® haben Sie immer eine Übersicht über alle Vorgänge in Ihrem Unternehmen. Sie können als Prozessverantwortlicher immer sehen, in welchem Status die Vorgänge sind. Alles wird dokumentiert und man kann jederzeit einsehen, aufgrund welcher Datenlage wer, wie, was entschieden hat. Für Zertifizierungen und Qualitätsmanagement ein großer Vorteil.

Wie hoch ist der Trainingsaufwand für die Anwender?2017-10-22T13:38:16+00:00

Der Anwender benötigt lediglich ein kurzes Training, da die fertigen JobRouter-Prozesse intuitiv bedienbar sind.

Welche Prozesse kann ich mit JobRouter® abbilden?2017-10-22T13:37:45+00:00

Sie können in JobRouter® die verschiedensten Prozesse abbilden:

  • Dokumentenbezogene Prozesse (Verarbeitung und Freigabe von Eingangs-/ Ausgangsdokumenten)
  • Dokumentlose Prozesse („Alles was im Unternehmen mit einem Formular beginnt…“)
  • Leistungsprozesse (Geschäftsprozesse der Kernkompetenzen eines Unternehmens)
  • Nebenprozesse (Geschäftsprozesse zur internen Administration)

Beispielprozesse:

Beschaffungsantrag, Rechnungsprüfung, Ticketsystem, Bestellbearbeitung, Reisekostenabrechnung, Urlaubsantrag, Dienstreiseantrag, Vertragsverwaltung, Stammdatenanlage, Zeichnungsfreigabe, Rechtebeantragung, Rezertifizierung, Posteingang, Fahrzeugverwaltung, Rechnungserstellung, Schulungsmanagement,…

Wie kann ich sicherstellen, dass meine Prozesse garantiert so ablaufen, wie sie definiert wurden?2017-10-22T13:35:12+00:00

Prozesse, die in JobRouter® abgebildet sind laufen garantiert so ab, wie sie definiert wurden und alle definierten Regeln werden garantiert eingehalten. Daten werden in Dialoge eingetragen oder aus anderen Datenbanken bezogen. Mit einem Klick auf „Senden“ geht der Vorgang in den nächsten Schritt. Das Unternehmen kann so sicherstellen, dass Prozesse eingehalten werden, nichts verloren geht und die Mitarbeiter sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können. Änderungen an Prozessen z.B. neue Betragsgrenzen können sofort durchgesetzt werden und verursachen keine Verunsicherungen oder Anfangsfehler mehr.

Zu welche Branchen und Abteilungen passt JobRouter®?2017-10-22T13:34:59+00:00

JobRouter® ist völlig branchenunabhängig und kann in allen Abteilungen eingesetzt werden. In JobRouter® können Sie Prozesse verschiedenster Arten abbilden. Ob es nun die klassische Rechnungsprüfung ist oder auch sämtliche Formulare, die in Ihrem Unternehmen anfallen. Vom Posteingang bis hin zu den Prozessen im Personalmanagement – alles ist möglich.

Ist das Arbeiten mit JobRouter® kompliziert?2017-10-22T13:34:41+00:00

Die Webanwendung ist für den Anwender leicht zu bedienen. In JobRouter® werden Dialoge befüllt, teilweise automatisch, teilweise durch den Anwender. Durch sogenannte „Pflicht-Felder“ wird auch garantiert kein Eintrag vergessen. Am Ende jeden Schrittes klickt der Anwender einfach auf den „Senden“ Button. Das Arbeiten mit JobRouter® ist so einfach, dass in vielen Unternehmen Prozesse nur mit einer kurzen E-Mail-Erklärung oder einem kurzen Video eingeführt wurden.

Was ist ein Workflow und was hat er mit dem DMS zu tun?2017-10-22T13:34:27+00:00

Der Workflow bildet Geschäftsprozesse mit seinen Prozessschritten und den beteiligten Personen im Unternehmen ab.

Oft werden Prozesse in Unternehmen mittels E-Mail und Office Dokumenten abgebildet. Die Informationen von einem Mitarbeiter werden an einen Verteiler geschickt und je nach Aufgabenverteilung von einem oder mehreren Personen bearbeitet. Gibt es keine fest vereinbarten Verteiler und Prozesse, stehen den
Prozessbeteiligten häufig nicht dieselben Informationen zur Verfügung bzw. es kommt zu überflüssigen Redundanzen und hohen Kosten. Weiterhin führen Ausfälle zu Verzögerungen und zur Unübersichtlichkeit.

Ein DMS archiviert die Belege digital und bietet im Bereich der Workflowunterstützung ebenfalls noch zahlreiche Möglichkeiten. Workflow- Management-Systeme bilden die Prozesse digital ab und jeder Schritt des Workflows bzw. jede Aufgabe kann festgelegt und automatisch gesteuert werden.

Gibt es passende DMS Schnittstellen zu meiner bereits eingesetzten Software?2017-10-22T13:34:07+00:00

Wir bieten eine Vielzahl an Schnittstellen zu CRM, ERP- und vielen weiteren Unternehmenssoftwares. Mit unserem Know-how erhalten Sie alles nötigen Informationen um reibungslos mit Ihre Software in Verbindung mit dem DMS im Alltag zu arbeiten.

Wie lange dauert die Einführung einer DMS-Lösung?2017-10-22T13:33:54+00:00

Den maximalen Nutzen aus Ihrer DMS-Lösung ziehen Sie, durch strukturierte Herangehensweise an die Planung und die gemeinsame Erarbeitung eines effizienten Projektplans.
Dieser definiert die Schritte in der Organisation, Einführung sowie Nutzung Ihrer DMS-Lösung und dauert je nach Anforderung unterschiedlich lang in der Ausführung.

Ist ein DMS revisions- & rechtssicher?2017-10-22T13:33:39+00:00

Ein DMS ermöglicht den Zugriff auf sensible Informationen, diese zu kontrollieren und zuverlässige Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen. Mit der Software garantieren wir eine revisionssichere Ablage, sowie Einhaltung der Compliance-Richtlinien.
DocuWare ist dahingehend zertifiziert und erfüllt alle Anforderungen an die revisionssichere Archivierung nach HGB/AO und GoBD. Es hat zusätzlich noch eine Vielzahl weiterer Zertifizierungen zu den Themen Qualitätsmanagement, Informationssicherheitsmanagement etc.

Welche Dokumentenarten kann man mit DocuWare archivieren?2017-10-22T13:33:11+00:00

Archiviert werden kann jede Art von Dokumenten, egal um welche Art es sich handelt.
Sie können Ein- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, E-Mails, Verträge, Personaldokumente, Anträge etc. archivieren – alles wird strukturiert digital abgelegt und ist jederzeit einfach wiederauffindbar.

Technische Fragen

Muss auf den Clients etwas installiert werden, um mit dem Workflow-/Dokumenten-Management-System zu arbeiten?2017-10-22T13:46:13+00:00

Nein, Sie benötigen lediglich einen Browser, um mit den Systemen arbeiten zu können. Unsere angebotene Software unterstützt den Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari und Google Chrome.

Können Benutzer in die Systeme importiert werden?2017-10-22T13:46:02+00:00

Ja, sie bieten eine Schnittstelle zum automatischen Synchronisieren von Benutzern mit Verzeichnisdiensten (z.B. Active Directory). Dabei werden die Benutzerdaten in importiert und die Authentifizierung erfolgt gegen das Verzeichnis.

Software

Wir bieten unter anderem folgende Softwareprodukte an, die sinnvolle und anpassungsfähige IT- Werkzeuge zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse bieten.